Неформализованный документ

Неформализованными документами называются все документы, формат обмена которыми не утвержден законодательством, поэтому их оформление в электронном виде реализовано в системе в соответствии с Федеральным законом РФ от 06.04.2011 N 63-ФЗ«Об электронной подписи».

Форма создания неформализованного документа выглядит следующим образом:

При создании неформализованного документа окно создания документа можно увеличить во весь экран нажатием СОЗДАНИЕ НЕФОРМАЛИЗОВАННОГО ДОКУМЕНТА в левом верхнем углу.

Создание Неформализованного документа возможно двумя способами:

1. ЗАГРУЗИТЬ ФАЙЛ неформализованного документа с компьютера.
   
2. СОЗДАТЬ ДОКУМЕНТ в системе.
   

Неформализованные документы с Системе подразделяются на 2 вида:

• Односторонний документ - это документ, который подписывает только Отправитель: счет, информационное сообщение. Когда вы отправляете односторонний документ, подпись адресата не запрашивается.
• Двусторонний документ – это документ, который подписывают и Отправитель и Получатель: договор, соглашение. Отправляя двусторонний документ, система автоматически запрашивает подписание / отклонение от Получателя, без которого документооборот не будет завершен.
  

Для создания документа в системе заполните поля документа:

• Номер и дата документа.
  

• Заголовок.
  В поле укажите текст, который в шапке вашего документа указан после номера и даты, к примеру: на разработку объекта права интеллектуальной собственности.

• Получатель.
  При заполнении поля начните вводить название компании или ИНН и система предложить все варианты компаний которые активированы у вас в качестве клиентов корпоративной сети.

• Вид документа.
  Укажите односторонний или двусторонний документ вы создаете, от этого зависит возможность подписания второй стороной.

• Тип документа.
  Укажите тип документа, введите название самого документа, к примеру: Договор.

• Кнопка «Загрузить файл» позволяет загружать файлы в любом формате объемом не более 30 Мб.
  

• Кнопка «Создание документа» открывает форму для ввода текста.
  

Заполненная форма может выглядеть так:

• Кнопка «Сохранить» для сохранения документа в папке Черновики.
  

• Кнопка «Закрыть» для закрытия создаваемого документа без сохранения.
  

• Созданный документ сохраняется в папке Документы.Черновики.
  

Форма просмотра неформализованного документа выглядит следующим образом:

На странице просмотра документа вы можете:

• просмотреть статус документооборота с помощью блока визуализации;
• просмотреть Отправителя и Получателя документа;
• Подписать и Отправить документ;
• распечатать, скачать или перейти к редактированию этого документа;
• закрыть окно с переходом на страницу Документы.Входящие;
• просмотреть печатную форму документа.

Для подписания и отправки неформализованного документа получателю нажмите «Подписать и отправить», система запросит подтверждение отправки. Обработав запрос, документ, подписанный электронной подписью, поступит Получателю.

Статус документооборота отобразится как Ожидание подписания (для двустороннего документа)/Ожидание извещения о получении (для одностороннего документа).

Вместо кнопки «Подписать и отправить» вы можете просмотреть сертификат электронной подписи, которой был подписан документ.

Для изменения статуса документооборота по неформализованному документу на Документооборот завершен / Документ отклонен, необходимо чтобы Получатель принял / отклонил документ.

Документ с завершенным состоянием документооборота, будь то Документооборот завершен или Документ отклонен можно отправить «В архив». Документ будет перенесен в папку Документы.Архив. Документы из этой папки невозможно вернуть в исходную папку.