Универсальный передаточный документ

Обмен УПД реализован в Системе в соответствии с Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н.

Электронный первичный документ Универсальные передаточный документ содержит сведения исполнителя в отношении выполнения работ / оказания услуг (Титул исполнителя) и сведения заказчика в отношении этой же сделки (Титул заказчика).

При этом первичный учетный документ Универсальные передаточный документ в электронном виде считается оформленным при наличии всех необходимых квитанций со стороны Оператора, Получателя и Отправителя. Для отправителя и получателя документооборот выглядит следующим образом:

Отправитель:

• подписывает и отправляет УПД Получателю;
• получает подтверждение от Оператора ЭДО СФ о дате получения УПД;
• подписывает и отправляет извещение о получении подтверждения Оператора ЭДО СФ;
• получает извещение о получении УПД от Получателя.

Получатель:

• получает УПД Отправителя;
• получает подтверждение от Оператора ЭДО СФ о дате отправки УПД Получателю;
• подписывает и отправляет извещение о получении подтверждения Оператора ЭДО СФ
• подписывает и отправляет извещение о получении УПД Отправителя;
• получает подтверждение Оператора ЭДО СФ о дате отправки извещения о получении УПД Отправителя;
• подписывает извещение о получении подтверждения Оператора ЭДО СФ.

Ручное создание УПД выполняется с помощью кнопки «+ Создать документ» и выбора типа документа «Универсальный передаточный документ». В открывшейся форме документа УПД необходимо заполнить обязательные реквизиты:

• номер и дата УПД,
• функция (счет-фактура / счет-фактура с дополнительными сведениями / документ об отгрузке товаров),
• получатель УПД,
• валюта документа,
• грузоотправитель,
• грузополучатель,
• наименование товара,
• единицы измерения,
• сведения о стоимости и другие реквизиты табличной части.

Форма ввода УПД и состав вводимых реквизитов зависит от типа УПД.

Примечание. Новые УПД можно также создавать на основе ранее созданных УПД, для этого в режиме просмотра УПД достаточно нажать кнопку «Дублировать документ» и откорректировать реквизиты скопированного в папку «Черновики» УПД.

После заполнения реквизитов УПД и нажатия на кнопку «Сохранить» откроется форма подписания и отправки УПД:

После подтверждения передачи УПД контрагенту оператором ЭДО и формирования квитанций оператора документ меняет статус на «Ожидание ожидание извещения о получении»:

Подписанный Отправителем УПД отображается в Личном кабинете Отправителя в папке «Исходящие», а в Личном кабинете Получателя в папке «Входящие».

Документооборот по УПД завершается при подписании УПД Получателем.

Формы просмотра отправленного и полученного УПД отличаются набором статусов документа и зависят от типа УПД.

Отправленные УПД находятся в папке «Исходящие», полученные - в папке «Входящие».

В верхнем блоке формы просмотра отображается текущий статус документооборота и краткая история изменений. Поля Отправитель и Получатель содержат информацию о компании и уполномоченном лице. В случае, если под документом имеется электронная подпись, информация о ней также будет видна в этом блоке.

Если документ не подписан Получателем, в Личном кабинете Отправителя УПД отображается со статусом «Ожидание ответа покупателя».

В Личном кабинете Получателя при просмотре неподписанного Получателем УПД ему доступны кнопки «Принять» и «Отклонить»:

При нажатии на кнопку «Отклонить» появляется всплывающее окно «Отклонение универсального передаточного документа», где необходимо ввести причину отклонения и нажать «Отправить», после этого происходит отказ от подписания документа контрагентом (Получателем) и документ меняется статус на «Документ отклонен». При этом Отправитель получает уведомление об отклонении УПД с комментарием.

При нажатии на кнопку «Принять» запрашивается подтверждение получения УПД:

После чего происходит подписание ЭП полученного УПД Получателем и документооборот завершается - статус УПД становится «Документооборот завершен».

По УПД в статусе «Документооборот завершен» Получатель и Отправитель УПД могут отправить запрос на аннулирование УПД, нажав кнопку «Аннулировать» в режиме просмотра УПД. Отправитель УПД может создать корректировочный УПД или дубликат УПД.